5 Vervolg (procedures en realisatie projecten)

Op basis van dit rapport neemt Gedeputeerde Staten van Groningen een besluit over de verdeling van de beschikbare middelen voor de opwaardering van het Regionale Fietsnetwerk. De projecten waarvoor budget wordt gereserveerd variëren qua concreetheid (van idee tot uitgewerkt voorstel); dus ook het vervolgtraject per project varieert.

In dit hoofdstuk wordt vastgelegd hoe het proces tot realisatie van de verschillende projecten eruitziet, hoe we omgaan met tegenvallers en meevallers (bijvoorbeeld als gevolg van het beschikbaar komen van extra budget uit subsidies) en hoe de rolverdeling is tussen de provincie en de gemeenten. In dit proces houden we bijzonder rekening met de behoefte van gemeenten om in de uitwerking naar concreetheid zicht te hebben op financiering zonder dat er onomkeerbare toezeggingen worden gedaan.

Verschillende fasen van het project

Ieder project kan zich - conform de provinciale Werkwijze Nieuwe Infra - in drie fase bevinden:

• Verkenningsfase: doel van deze fase is het onderzoeken van het probleem en mogelijke alternatieven. Het eindresultaat is een bestuurlijk voorkeursalternatief, inclusief SSK-raming en financieringsopzet;

• Planuitwerkingsfase: doel van deze fase is het nader onderzoeken van het voorkeursalternatief en het komen tot een principe oplossing. Het eindresultaat is een principe oplossing (schetsontwerp) voor de bestuurlijke voorkeursvariant inclusief SSK-raming en financieringsopzet;

• Realisatiefase: doel van deze fase is het uitwerken van de oplossing en het komen tot realisatie.

Projecten die zich in de verkenningsfase of planuitwerkingsfase bevinden komen in aanmerking voor een subsidiereservering. Wanneer een project voldoende is uitgewerkt om naar de realisatiefase over te gaan dan kan de aanvrager een aanvraag indienen voor een subsidiebeschikking.

In tabel 7 staat voor de verschillende projecten benoemd wie de trekker is van het vervolg en wat de eerste vervolgstappen zijn:

Tabel 7 Vervolgstappen uitwerking geprioriteerde projecten Voorverkenning

Bij de Regionale Hoofdfietsroutes Appingedam-Delfzijl en Muntendam-Veendam wordt samen met de gemeenten overlegd op welke manier de provincie hen in dit project kan ondersteunen.

Jaarlijkse cyclus

De provincie Groningen pakt de opwaardering van het Regionale Fietsnetwerk aan als een programma. In een jaarlijkse cyclus wordt de voortgang van de projecten beschouwd en wordt geconstateerd of sprake is van financiële mee- of tegenvallers. Als er weer vrij besteedbaar budget is (bijvoorbeeld door het beschikbaar komen van subsidies), dan kunnen gemeenten weer de mogelijkheid krijgen om een subsidie aan te vragen en zal er een nieuw voorstel worden voorgelegd aan het college.

Afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt zijn middelen:

• Vrij beschikbaar (hiervoor kan een subsidieaanvraag worden ingediend die leidt tot een reservering of een beschikking);

• Gereserveerd (deze middelen zijn gereserveerd voor een specifiek project maar kunnen bij onvoldoende voortgang terugvallen naar ‘vrij beschikbaar’);

• Beschikt (verplicht – deze middelen zijn met een subsidiebeschikking toegekend aan een uitgewerkt project);

Over het jaar heen ziet dit er als volgt uit:

Tabel 8 Processtappen en planning

Op het moment dat in februari inzicht gegeven wordt in de vrij beschikbare ruimte in het programma, wordt niet alleen gekeken naar eventuele meevallers bij de al lopende projecten, maar kan tegelijk ook een eventuele toegezegde subsidie vanuit het Rijk (in het BO MIRT in november) en de mogelijkheden binnen het jaarlijkse bestedingsplan duVV meegenomen worden. We realiseren hiermee dus een werkend systeem waar simpel jaarlijks geld aan toegevoegd zou kunnen worden. Omdat de eerste voortgangsrapportage al vrij snel na het besluit van Gedeputeerde Staten wordt gevraagd zullen we dit eerste jaar in principe geen reserveringen annuleren (uitzonderingen daargelaten).

De werking van bovenstaand systeem wordt in onderstaande tabel toegelicht aan de hand van drie voorbeelden uit tabel 9.

Tabel 9 Indicatie werking systematiek budgetverdeling

Hoewel bovenstaande jaarplanning dus het primaire proces is dat wordt gevolgd, is het ten alle tijden voor Gedeputeerde Staten mogelijk om tussendoor besluiten te nemen over lopende projecten. Over nieuwe projecten wordt ten alle tijden besloten in de jaarlijkse cyclus (dus door GS in juli), omdat je de inzet van 'vrij beschikbare middelen' voor een project wilt kunnen afwegen tegen andere mogelijke nieuwe projecten.

Eisen aan een aanvraag

De richtlijnen uit de Fietsstrategie zijn het uitgangspunt voor de verschillende projecten. Daar waar afgeweken wordt van de richtlijnen dient dit door de aanvrager goed onderbouwd te worden. Dit kan gevolgen hebben voor het gereserveerde budget.

Een project dat in de verkenningsfase of planuitwerkingsfase zit vraagt in principe eerste een reservering aan. Hiervoor is in ieder geval de volgende informatie nodig:

• Kosten van het project;

• Aandeel subsidiabele kosten;

• Verwachte reservering;

• De toezegging dat de gemeente zich gaat inzetten om het project te realiseren en hiervoor geld beschikbaar te krijgen;

• Onderbouwing van (de aanleiding voor/noodzaak van) het project;

• Een projectplanning waaruit de verschillende fasen te onderscheiden zijn. 

Een project dat in de realisatiefase zit kan gelijk een subsidie aanvragen. Hiervoor is in ieder geval de volgende informatie nodig:

• Onderbouwing van (de aanleiding voor/noodzaak van) het project;

• Een schetsontwerp van de beoogde maatregel;

• Een SSK-raming exclusief btw (als de fietsmaatregel onderdeel is van een groter project of wordt gecombineerd met groot onderhoud, dan verzoeken we u om specifiek aan te geven wat de raming is van de subsidiabele onderdelen van het project).

• Aandeel subsidiabele kosten;

• Verwachte subsidie;

• Dekkingsvoorstel;

• Planning van de realisatie.

Bovenstaande zal worden vastgelegd in een standaardformulier dat ingevuld kan worden.

Rolverdeling provincie/gemeenten

Daar waar het puur een provinciaal project betreft (bijvoorbeeld de realisatie van een vrijliggend fietspad langs een provinciale weg), is de provincie logischerwijs verantwoordelijk voor het gehele proces. De afdeling Mobiliteit-Beleid maakt in deze gevallen een projectopdracht voor de afdeling Mobiliteit-Projecten en vervolgens voert de afdeling Mobiliteit-Projecten het project uit. De gemeente wordt als één van de stakeholders uiteraard wel betrokken in het proces. De afdeling Mobiliteit-Projecten dient dus ook halverwege de jaarlijkse cyclus een voortgangsrapportage op te leveren, zodat eventuele mee- of tegenvallers mee afgewogen kunnen worden binnen het totale programma.

Daar waar het initiëren en financieren van projecten een primaire verantwoordelijkheid is van een gemeente laten we die verantwoordelijkheid ook zo veel mogelijk bij de gemeente. De gemeente gaat het project immers zelf uitvoeren, levert daarom ook projectleider en de technische ondersteuning en is daarmee verantwoordelijk voor het te behalen resultaat.

We willen de gemeenten echter wel maximaal ondersteunen. De mate waarin verschilt per type project:

Doorfietsroutes

• Bij nieuwe doorfietsroutes hanteren we het principe dat we bij doorfietsroutes in het verleden ook hanteerden. Dat betekent dat we als provincie het project van voor tot achter begeleiden (inclusief de realisatie).

• De kosten voor het proces zijn verwerkt in de raming door middel van de VAT-kosten.

Regionale Hoofdfietsroutes

• De regie voor deze fietsroutes ligt bij de gemeente, met uitzondering van de Regionale Hoofdfietsroute Winschoten-Pekela (deze route is voor een groot deel in eigendom van de provincie). Gelet op het hoge percentage cofinanciering dat we als provincie beschikbaar stellen, stellen we hier echter wel eisen aan.

• Bij de meeste Regionale Hoofdfietsroutes lijkt er wel één variant redelijk voor de hand te liggen. Een uitgebreide verkenning (zoals bij doorfietsroutes) is daarom niet nodig. Een onderbouwing van de keuze voor dit voorkeursalternatief is echter wel gewenst (als onderbouwing dat we ons geld in de juiste maatregelen investeren en als onderbouwing in het proces naar de omgeving).

• Vervolgens vindt een bestuurlijk overleg plaats tussen de gemeente en de provincie waar de uitkomsten van deze verkenning worden besproken en afspraken worden gemaakt over de planuitwerkingsfase en de verdeling van de kosten van de komende fase.

• Daarnaast kan er iemand vanuit de afdelingen Mobiliteit-Beleid en Mobiliteit-Projecten meedenken in het project.

Regionale Basisfietsroutes

• De feitelijke wegbeheerder is verantwoordelijk voor het doorlopen van het benodigde proces. Bij gemeentelijke projecten kan de provincie meedenken waar nodig. De proceskosten zijn voor 50% procent subsidiabel via de VAT-kosten.

Er zijn een paar projecten waar geen duidelijke primaire verantwoordelijke is (bijvoorbeeld de fietsroute Leek-Zuidhorn); hiervoor worden maatwerkafspraken gemaakt.